Workflow: vale a pena apostar nessa prática?

Workflow é com certeza uma palavra que você deve adicionar ao seu glossário de gestão.

O mundo corporativo exige um olhar mais atento para a forma como uma empresa organiza seus processos e rotinas, o que inclui a administração e o atendimento ao cliente, mesmo após a finalização da compra do serviço ou produto.

Muitas vezes, o excesso de tarefas dificulta o desenvolvimento das demandas do dia a dia, o que culmina no atraso das entregas e, consequentemente, afeta na satisfação dos consumidores, o que pode levar à perda de leads já conquistados.

Por isso, para executar um fluxo de trabalho com agilidade e impulsionar o alinhamento da sua equipe, evitando possíveis gargalos operacionais, é necessário contar com uma gestão eficiente e organizada, é aí que entra o workflow.

Diferente de tudo o que você conhece, esse processo ajuda para que os trabalhos e demandas do dia a dia fluam de maneira natural e organizada, garantindo mais agilidade e qualidade nas entregas. Para entender como ele funciona na prática, continue acompanhando o conteúdo.

O que é workflow?

Automatizar um fluxo de atividade dentro da rotina de uma empresa traz um verdadeiro diferencial para a gestão e organização das demandas cotidianas. Além disso, as equipes trabalham com mais agilidade e alinhamento entre elas. É exatamente nesse ponto que o workflow atua.

Em outras palavras, o método visa organizar o fluxo de trabalho de uma empresa por meio da disposição e realização das atividades em sequência lógica.

Ele pode ser comparado com a montagem de um móvel. Dependendo do móvel, por exemplo, é até possível montá-lo sem a ajuda de um manual, mas o processo se torna bem mais rápido e alcança melhores resultados quando há um material auxiliar.

Um fluxo automatizado de tarefas atua justamente indicando qual a melhor ordem para o desenvolvimento das tarefas do dia, proporcionando mais produtividade e otimizando tempo.

Em um primeiro momento, esse método pode ser confundido — erroneamente — com processos. No entanto, o workflow é bem mais abrangente e estratégico.

O ISO 9001, responsável por estabelecer regras para um modelo de gestão de qualidade, define o workflow como “um processo que envolve um conjunto de atividades inter-relacionadas ou interativas que utilizam entradas para entregar um resultado”. Ou seja, uma sequência inteligente de tarefas.

Os diferenciais e objetivos do workflow

O workflow é um método crucial para negócios que buscam aprimorar a mensuração do desempenho interno para potencializar a tomada de decisão. 

As agências, por exemplo, são estruturas organizacionais que possuem muitos jobs simultâneos e de diferentes clientes para serem realizados. Para elas, o workflow permite que a produção rode com mais assertividade e no tempo apropriado, garantindo a entrega no prazo estipulado e a satisfação do cliente. 

Porém, esses não são os únicos diferenciais dessa estratégia; o workflow também atua nas seguintes frentes:

• Redução de erros e refações
• Otimização dos serviços
• Melhoria no fluxo de atividades
• Facilitação da aprendizagem dos processos
• Monitoramento em tempo real dos resultados

Além de proporcionar mais segurança para a empresa, o workflow auxilia na tomada de decisões mais assertivas, já que os gestores podem visualizar de maneira mais eficiente todo o fluxo de produção.

Workflow na prática

É muito difícil estruturar um passo a passo definitivo para o workflow, simplesmente porque ele é um método muito pessoal e deve ser construído com base no modelo de negócio de cada empresa.

No entanto, é possível seguir algumas etapas com o objetivo de listar os passos necessários para que o trabalho seja concluído. Assim, avalie:

• O tempo disponível
• A quantidade de profissionais na equipe
• Materiais que podem ser utilizados para auxiliar
• Softwares e programas nos computadores
• Investimentos necessários

Além disso, registre quais são as tarefas que dependem umas das outras. Neste caso, o ideal é que essas atividades sejam realizadas em apenas um computador, tendo o apoio de softwares de gestão. 

Ainda vale a pena criar um fluxograma, ou seja, um mapa para orientar os procedimentos. Vale lembrar que uma orientação visual beneficia o processo de organização e permite que toda a estrutura seja analisada com mais facilidade e dinamismo.

Ah, não se esqueça de envolver a equipe! Qualquer gestão que busca mais eficiência precisa unir todo o time a fim de alcançar os objetivos estipulados. Por isso, defina o papel e responsabilidade de cada um na evolução do novo fluxo de trabalho.

Por último, mas, não menos importante, fique de olho no resultado. Assim como a aplicação de outras metodologias, o workflow precisa ser analisado após sua aplicação, a fim de definir quais pontos estão trazendo o retorno esperado e quais necessitam mudar a estratégia.

Workflow e tecnologia combinam?

A resposta é simples: óbvio que sim! Inclusive, se você busca possuir maior controle sobre a produtividade e otimização de tempo dentro da sua empresa, a tecnologia — e, principalmente, os softwares de gestão — são importantes aliados nesse processo, uma vez que possibilitam o monitoramento dos dados a partir de diferentes etapas.

Além disso, existem também outras metodologias que ajudam na aplicação do workflow, como o Ciclo PDCA, o Diagrama de Ishikawa e a Análise de Pareto. Vale conferir e aprender a aplicar cada uma delas.

Chegou a sua vez de automatizar seus fluxos de trabalho

Agora você já sabe como o workflow funciona e como sua aplicação é capaz de gerar resultados extremamente positivos.

Além disso, você também aprendeu que existem diferentes tipos de workflow e que eles devem ser aplicados conforme o seu modelo de negócio. Agora, é só colocar em prática e garantir resultados cada vez mais assertivos para gerar mais competitividade de mercado e fazer com que suas operações rodem com mais assertividade.

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