Plano de contingência: por onde começar?

Empresas do mundo todo estão passando por um momento de atenção graças a crise gerada pela propagação do novo coronavírus. Por isso, é preciso pensar em um plano de contingência. 

É claro que a nova crise pegou a todos de surpresa, mas a verdade é que situações como essa podem ocorrer a qualquer momento, com qualquer tipo de empresa. Então, é preciso saber o que fazer. 

Um plano de contingência reúne medidas que devem ser tomadas para o controle de uma crise emergencial. 

Mas como fazê-lo? Reunimos algumas dicas para você montar o seu. 

Como elaborar um plano de contingência 

Quando falamos em plano de contingência, o que pode vir a cabeça de algumas pessoas são definições de medidas adotadas em pequenas crises comuns que podem acontecer no dia a dia, como uma queda de energia. 

Aqui, estamos falando de um plano mais elaborado para lidar com uma crise um pouco mais séria, que pode ter impactos maiores na receita da empresa. 

Porém, o caminho para um bom plano de contingência é parecido em qualquer tipo de caso. 

1º passo: identificação do problema e suas consequências 

Antes de elaborar um plano, é preciso ter clareza do motivo pelo qual ele está sendo feito. No caso da crise atual, fica fácil determinar que ela está sendo gerada pela Covid-19, porém, em muitos casos, será necessário avaliar o que está acontecendo. 

Com a clareza do problema, é preciso identificar quais as consequências dele. Por exemplo, quais são as áreas dentro da empresa que sofrerão um impacto direto por causa da crise? O que vai mudar no dia a dia da empresa? Essas são algumas das perguntas que devem ser respondidas. 

2º passo: defina o que é prioridade 

Depois, é hora de estabelecer o que é prioridade. Você pode definir, por exemplo, quais setores merecem uma atenção especial no momento, quais clientes precisam de mais cuidado, entre outros pontos. 

Essa definição colabora para que você e sua empresa mantenham o foco no que realmente é importante, reduzindo os riscos de a crise ter consequências mais graves. 

3º passo: definição de estratégias 

Aí vem a etapa mais importante, a definição de estratégias. Elas devem ser detalhadas, realistas e fáceis de serem aplicadas. 

Geralmente, é recomendado que o plano de contingência seja documentado. Assim, fica mais fácil todos da gestão e até colaboradores seguirem na mesma direção.

Falando especificamente sobre a crise gerada pela Covid-19, fizemos um conteúdo contando um pouco do que grandes empresas adotaram como estratégia. Confira aqui.

Do que todo plano de contingência precisa?

Independentemente de qual a situação, existem alguns pontos que devem estar presentes durante o planejamento e ação de qualquer plano de contingência. Separamos cinco deles para você. 

Transparência 

Situações de crise podem abalar não só a receita da empresa, mas também o emocional de todos os funcionários. Para que todos se mantenham produtivos e empenhados, é preciso ter transparência.

A gestão pode (e deve) se posicionar sobre quais medidas estão sendo tomadas. Essa também é uma forma de mostrar para os colaboradores que eles são importantes e que a empresa está pensando neles. 

Com mais tranquilidade, as equipes também têm mais discernimento sobre como podem colaborar para que a empresa siga firme. 

Flexibilidade 

Quando falamos em empresas disruptivas ou até mesmo em transformação digital, essa palavra sempre está presente. E situação de crise pede ainda mais dessa flexibilidade. 

Falando do caso da Covid-19, é necessário que as empresas sejam flexíveis para, por exemplo, colocarem em prática o trabalho remoto. 

Vamos além? Se houver necessidade, pode ser até que alguns funcionários mudem temporariamente de função, assumam uma responsabilidade diferente ou até mesmo que os gestores se reaproximem da operação. 

É preciso adotar uma postura positiva em relação a pequenas mudanças para que o funcionamento da empresa siga da melhor forma possível. 

Empatia com clientes

Em uma situação como a atual, em que há uma crise mundial, é preciso lembrar que, assim como você está tentando manter sua empresa firme, seus clientes também devem estar. 

Por isso, é importante olhar com empatia para eles. Vale a pena marcar reuniões e, se houver necessidade, também adotar uma postura flexível sobre pagamentos, prazos e outros detalhes. 

Empatia também é uma boa forma de manter-se útil para o cliente,  reforçando sempre como você pode ajudar ele dentro da crise. 

Acompanhamento diário 

Uma assunto muito importante para empresas ligadas nas tendências é a previsibilidade. Realmente, é essencial que as companhias saibam para qual sentido estão caminhando. 

A questão é que, em uma situação de crise, é fundamental que ocorra um acompanhamento diário dos números mais importantes da empresa. 

Isso porque esse é um cenário de instabilidade e apenas com o acompanhamento contínuo torna-se possível tomar decisões mais assertivas. 

Um plano de contingência significa esperar pelo melhor, mas preparar-se para o pior

É claro que não vale a pena se desesperar ou criar uma situação de pânico. Em uma crise, o melhor a ser feito é organizar tudo, criar um plano de contingência, incentivar todos os colaboradores a se esforçarem e sempre esperar pelo melhor.

Isso não quer dizer que você não deve se preparar para o pior. Afinal, se algo ruim acontecer e você for pego de surpresa, não será nada fácil encontrar soluções adequadas. 

Em uma situação como a atual, pode ser que seja necessário, por exemplo, realizar o desligamento de colaboradores. É claro que isso não é um desejo de nenhuma empresa e que vale a pena se esforçar para que isso não ocorra.

Porém, é importante já ter um direcionamento bem definido para essa possibilidade. Se as contas não baterem e realmente for preciso realizar o desligamento, qual o time que vai passar por isso primeiro? Quem terá que ser desligado primeiro? 

Tendo situações como essa em mente, caso seja necessário tomar uma decisão difícil, ela com certeza será melhor avaliada.

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